De onderstaande deelactiviteiten zijn specifiek onderdeel van onze portfolio:

Contractvorming en contractmanagement

• Verkoop contractvorming (contracting-in)
• Inkoop contractvorming (countracting-out)
• Internationaal contractmanagement [Engels recht]
• Contractonderhandeling en contracteren
• Contractmanagement
• Dispuut- en claimmanagement
• Contractjuridische ondersteuning
• Cursussen en opleiding contractvorming en contractmanagement

Contractvorming en contractmanagement
Contractmanagement onderscheid zich specifiek van gangbare inkoop door een aantal voorname zaken: complexiteit, juridisch kader, pluriformiteit en onderhoud. Nu zijn standaard inkooptransacties op zich vanzelfsprekend ook contracten (in de zin van verbintenissen) maar wij maken hier gemakshalve een onderscheid. Dat komt voort uit de Engelse oorsprong waar men onderscheid maakt tussen Procurement / Purchasing en Contracting.

We kunnen gerust zeggen dat contractmanagement in Nederland in de kinderschoenen staat. Onterecht wordt contractmanagement op één hoop geveegd met inkoop. In een land als Engeland is contractmanagement echter een volwassen vakgebied. Vrijwel geen bedrijf dat belangrijke transacties aangaat, en dat is vrijwel iedere onderneming, doet dit in Engeland zonder gebruik te maken van een contractmanager. Dat is voor een deel ingegeven door het Angelsaksische recht wat veel minder rechtsbescherming biedt dan het Nederlandse recht, maar voor een ander deel wordt dit ingegeven door het bewustzijn dat de eigen contract en (rechts)positie moet worden bewaakt.

Ook in Nederland zien we echter steeds meer dat de wat Calvinistische sfeer van zaken doen op vertrouwen en blauwe ogen langzaam begint te transformeren in een zakelijkere toonzetting. Bedrijven zoeken vaker rechtszekerheid van een goed doorwrochte overeenkomst. Daarnaast wordt als logisch gevolg daarvan steeds vaker de gang naar arbiter of rechter gemaakt, en soms naar een externe mediator.

Gangbare inkooptransacties worden vrijwel altijd uitgevoerd binnen (min of meer) standaard kaders. Een vast kader aan (al dan niet voorbedrukte) formulieren, voorwaarden en bijlagen vormt meestal de opdracht. Bij de contracten waarnaar we hier specifiek verwijzen is er bijna altijd sprake van unieke overeenkomsten voor eenmalige (of doorlopende) diensten of leveringen met een hoge(re) mate van complexiteit. Als voorbeelden kunnen we noemen: beveiliging van gebouwen, cateringdiensten, nieuwbouw, onderhoud machinepark, enzovoort. De leveringsomvang en de aanverwante prestaties verdienen binnen de unieke kaders van de overeenkomst een deugdelijke beschrijving. Ook de aandacht voor voorwaarden en overig juridisch kader is van het grootste belang. Denk daarbij bijvoorbeeld aan afstemming en beperking van risico's, aansprakelijkheid, boetebedingen en garanties.

Een contract heeft vaak een lange looptijd, waarbij looptijden van enkele jaren beslist geen uitzonderingen zijn. Een dergelijk contract verdient onderhoud, niet in de laatste plaats om kwaliteit en zuiverheid van prestaties te waarborgen. Daarnaast zijn bijvoorbeeld betaalmomenten vrijwel altijd gekoppeld aan prestatiemeting. Zaken die om een deugdelijk contractonderhoud vragen.

Als we spreken over contracten waarbij sprake is van nieuwbouw van bijvoorbeeld een fabriekshal, een elektrische installatie of een dakconstructie, dan is een nog veel intensiever onderhoud van het contract gevraagd. Inspectiemomenten, kwaliteitscontrole van onderdelen, betaalmomenten, meer- en minderwerken, oplevering, enzovoort, enzovoort. Een degelijke dossiervorming, evenals een goede penvoering, zijn een vereiste.

De specifieke kwaliteiten die een contractmanager dient te bezitten zijn vaak niet, of niet in één persoon, verenigd binnen een onderneming. Zeker niet in het MKB. Het kan dus bijzonder nuttig zijn om daarvoor een extern specialist te benaderen. De kosten voor een adviserende of begeleidende contractmanager wegen zeker op tegen de baten. En kiest u niet voor preventief contractmanagement, dan komen we elkaar wellicht bij de volgende button tegen; maar dan zijn de kosten voor uw organisatie al een stuk hoger geworden!